中間管理職になると、行う仕事も単純作業だけですまなくなってきます。新人の頃は必要なかったタスク管理も、必要になってきます。
僕は、後輩にもタスク管理について知ってほしいと思い、教えています。後輩にどのようにして教えたかどうかをまとめてみました。
原則『やることを外に出す』
タスク管理というと、大それたことに聞こえますが、簡単にいえば『頭の中のやることを外に出してあげる』だけです。
紙なり、メモ帳なり、手帳なり、todoリストアプリなどを使って外にだします。
そうすることで、脳の負担を減らし、目の前の業務への集中力を高めます。外に出しているので、忘れるようなこともなくなります。
そうしてひとつひとつタスクを実行していくのです。
チェックリストで引き継ぎ
僕は、ひと月を通してやるべきことをEXCELでまとめて毎月、実行していました。（職場ではEvernoteは使えないので、EXCELでチェックリストを作成していました）
それを、後輩に引き継ぎして、使ってもらいました。
チェックリストを使う利点は、以下の3つです。
- 漏れなくおこなうことができる
- 記憶に頼ることなくできる
- 他の人がやる際も参考にできる（引き継ぎが簡単）
ひと月に、10個やるべきことがあるとします。これを毎月、記憶だけで行うと漏れたり、抜けたりします。
重要なことなら、忘れずに意識してやるかもしれません。
ただ、やらなくてもすぐには仕事に直結しないことが抜けるということはよくあることです。それを、定期的にやらないために、徐々に効率が悪くなっていくのです。
メンテナンスも含めて、きちんとチェックリストにすることで、毎月、漏れなく行うことができます。
それも記憶に頼る必要が無いので、脳への負荷が減ります。
チェックリストを引き継ぐ際は、できるだけ使う人が読んですぐ分かる状態にチェックリストを修正してもらいます。
例えば、『◯◯にメールを送る』とい書いただけで、毎回、同じ行動ができる人も入れば、『outlookを開き…』とより詳しくした方がいいこともあります。
同じ行動をするにしても、その人のスキルによって、どの程度細かく書けばいいかは変わっていきます。
その人が読んで、ちゃんと行動できるようなチェックリストを、使う人に作ってもらうようにしましょう。
入門者にお勧めtodoリストアプリWunderlist
タスク管理入門者にお勧めなのは、Wunderlistです。
Wunderlist | To-do リスト、リマインダー、タスク管理 – App of the Year!
このアプリは以下のような特徴があります。
- パソコン、スマホ問わずどのデバイスからも使用できる
- 同期が早い
- 無料
- デザインが綺麗
- 繰り返しタスクを作れる
- 共有が可能
- タスクにメモ・コメントが書ける
iPhoneでもAndroidでも、パソコンからでも使用することができるので、使い勝手がいいです。
共有もできるので、自分のWunderlistから、他のスタッフのWunderlistへタスクを送ることもできます。
さらに、コメントなども入れることができます。さらにさらに、これだけいろいろできて無料で使用できます。タスク管理を初めて使うにはWunderlistお勧めです。
わが家では買い物などにWunderlistを利用しています。妻も使いやすいと言っています。
漫画でタスク管理を学ぶ
マンガでわかる! 幼稚園児でもできた! ! タスク管理超入門
この本は漫画なので読みやすい上に、要点がすごくまとまっています。
学習用の本として経費で購入して会社においています。今後、管理職となるだろう後輩達には読んで学習してもらっています。
この本を読めばタスク管理をすることで、どんなメリットがあり、具体的にどういうことをすればいいかということがわかります。
タスク管理のバイブルとしています。
『ひのきのぼう』を『はがねのつるぎ』する
買い物リストなどタスク管理は知らず知らずのうちにやっているものだと思います。ただ、それはドラクエ3で最初から装備している『ひのきのぼう』のような攻撃力が著しく低いです。
それを体系化して伝えることで、『はがねのつるぎ』ぐらいに成長させるのが僕の役割だと思っています。
タスク管理のノウハウを伝えたところで、タスク管理を実行するのもしないのも本人です。タスク管理を行うというタスクが増えるわけですから。
ただ、幸いな事に、僕が教えた後輩は積極的に今は言われなくても毎月チェックリストを印刷して実行してくれています。Wunderlistも会社用だけでなく自分用のアカウントも作成してくれています。
利便性に気付かせてあげれば、使ってくれるというのがわかりました。
わざわざたくさんのモンスターと戦うだからこれまで使っていた『ひのきのぼう』ではなく『はがねのつるぎ』を装備してくれるのは当たり前のこととも言えるかもしれません。
タスク管理をする目的は、最終的には楽をすることだと思います。
一緒にモンスターと戦うメンバーが強くなれば、結果として自分自身も楽になるのです。
あとがき
たすくまを武器に例えると何ですかね。
攻撃力は高いけど、扱う人を選ぶという意味では、装備する人を選ぶ◯◯専用武器ですかね。
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