WorkFlowでチェックリストを【タスク】として取り扱う

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これまでいろいろなチェックリストアプリを使ってきました。しばらくはこれでいけそうと思ったのを見つけたので紹介します。

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これまでのチェックアプリ遍歴

このブログの中でもいろいろとチェックリストについて書いてきました。

めっちゃいろいろやって試行錯誤していますねw

チェックリストに求めるもの

僕がチェックリストに求めていたのは下記のような内容になります。

  1. Mac・スマホ・Windows・ChromeOSなどデバイスを問わない
  2. 簡単に全てのチェックを外すことができる(再利用できる)
  3. URLがリンクになる
  4. 並び替えが自由にできる・編集が楽
  5. 日付指定ができる

今回のチェックリストは①、③、④を満たし、②、⑤も直接できるわけではありませんが、工夫することで可能になります。

僕の現状のタスク管理方法

僕の現状のタスク管理方法は、ルーティーンはたすくまで行い、それ以外に発生したタスクはWorkFlowyの中に日別にトピックを作りその下にタスクを入れています。

詳細はこちらで→第4回Workflowyとたすくまでタスク管理方法【2016年版】

WorkFlowyにチェックリストを作成する

今のチェックリストの行い方は、【チェックリスト保管庫】というチェックリストの倉庫にチェックリストを作成しておきます。

その中にあるチェックリストを使用するときは、【タスク】の中の実行する日の下に持ってきます。

ちょっとわかりにくいですね。具体例で説明します。週に1回行っている週次タスクを例にしてみます。

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【チェックリスト保管庫】>▼週次>週次タスクの階層の下にチェックリストを入れています。このチェックリストを実行する日にコピペで写します。

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通常金曜日に行う予定の週次タスクですが、この週は時間が取れず日曜日に実行しました。実行したらcompleteで消していきます。

メリット

記録に残す

これまでのチェックリストは、チェックするだけで何を実行したかという記録には残りませんでした。このWorkFlowyのチェックリストをタスクの中に移行して実行するというやり方をすると、何にチェックをいれてかということが記録として残ります。

チェックリストは変化するものです。去年行っていた週次と今日行う週次は違います。見返したときに何を実行したかということがわかります。

Evernoteをチェックリストとした場合、記録として残すことができなかったのが気になっていて、今回、WorkFlowyで行えばいいという発想につながりました。

チェックリストを随時修正できる

チェックリストとは基本的にすべてのことをチェックしますが、ものによっては一部だけチェックすることもあります。

例えば、出張でもっていくものはいつも同じではありません。下着類などの基本的なものは一緒ですが、PSPやタブレットなど必須ではないけど、時間を潰すのに欲しいものは持って行ったり持って行かなかったりします。

そういう場合、チェックリストを【タスク】下にコピペして、予めいらないものを消していきます。あとは準備するときに上から順番に準備するだけでいいです。

実行する内容に合わせて都度チェックリストを修正できるというのもいい点ですね。

WorkFlowyの【タスク】を見ればできる

当日、実行する時にWorkFlowyの【タスク】のリストを見るだけでいいです。他のアプリを開いたりする必要がありません。

そのまま行動に移せるので楽です。

編集が容易

WorkFlowyを利用しているので編集が非常に簡単です。例えば、これまで1回でやっていた月次を、二つに分けたいと思った時も、トピックの場所を変えるだけで新しいリストを作ることが簡単にできました。

チェックリスト専用のツールよりもよっぽど簡単に編集することができます。

また、普段はチェックするわけではないですが、大切な情報を畳んで付けておくこともできます。

僕は月に1回行う資産管理のチェックリストには、口座別の運用方法をまとめたトピックをつけています。

財形貯蓄、確定拠出年金、投資信託などいろいろやっているので、それを全部覚えきれません。毎回見る必要はないですが、たまに確認したい時にすぐ見ることができるという使い方ができるのはWorkFlowyならではですね。

公務員、主婦にも拡大?個人型確定拠出年金は一般市民ができる数少ない節税術

あとがき

WorkFlowyにチェックリストの倉庫を作って、当日やる時にコピペするという考え方はたすくまのリピートタスクの影響を受けた感じがしますね。Androidでタスクシュートができるアプリが発売されてちょっと触ってみましたが、普段たすくまを使っている僕からすると違和感がかなり強かったです。

リピートタスクというタスクの倉庫という方が使い勝手がいいんですよね。

どういう運用方法が一番いいかは人によって異なると思いますが、あなたの参考になれば幸いです。

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