業務改善の心得…理想と現在の状況の間に改善点がある

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今、業務改善をするために、出張しています。

最初の数日間、とても働きにくく感じました。慣れなくて働きにくいのは当然ながら、それだけではありません。

この働きにくさがどこから来ているか考えてみると、うまく全体が見えず、個人個人が何をしているか、優先順位をどうつけているかがわからないからだと感じました。

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まずは記録から

まずは記録するところから始めています。誰が何の業務をしているかを記録していきます。記録は何でもいいです。ノートでもメモ帳でもいいです。

僕はExcelでそれぞれのスタッフの名前と時間を書いて簡単に記録をしていきました。

誰がいつ、どのぐらいの時間をどの業務にかけているか、律速になっているのはどの部分なのかというのを記録していきます。

まずは記録を取るところが、第一歩となります。記録を取り、可視化します。

理想的な状態を明確にする

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次に考えるのは、「理想的な状態」です。今後、どういう状態を目指すべきかを考えます。

「こういう時間の使い方をしたい」、「流れをこうしたい」というようなことがあることで、間違った方向にいかないようにします。

今、業務改善をしているところでは、ほぼ毎日、12時頃まで終わらせないといけない仕事があるのですが、その日の午前いっぱい、ギリギリまでかかっていることが多くありました。焦って仕事をするので、負荷も大きいですし、ミスが出る恐れもあります。

ここでの理想は…「前日までに次の日の昼の期限のある仕事を終わらす」ことです。

理想(前日まで終わらせる)と現在の状況(当日の昼ギリギリまでかかる)の差が改善点になります。

これを明確にしてスタッフに伝えました。Excelを使って、各曜日と時間の使い方を書いた工程表を作成し、スタッフに提示しました。

僕が常にいるなら僕がスタッフを回せばそれで済みますが、僕は一時的にいるだけなので、僕がいなくなった後もきちんと回してもらう必要があります。

だから、抽象的ではなく具体的な「理想」と工程表を作成しました。

改善点を見つける

工程表を作成しましたが、これまでできなかったことを急にできるようになるわけではありません。どうしても今まで余計に時間がかかっていた業務を効率化、改善する必要があります。

改善点を見つけるのは、職種や状況によって変わりますが、僕が大切にしているのは「これは何のためにしているか?する必要があるか?もっと楽ができないか?」という感情です。もっと簡潔に言えば「めんどくさい」という感情です。

今まで慣れでやっている業務も、必要なければやる必要はありません。もっと楽をする方法があるかもしれません。たった10秒の改善でも、1日10回毎日行うなら、年間2万秒(200日行うとして)です。5時間にものぼります。ちょっとした改善でも長い目で見て必要なら改善すべきでしょう。

例えば、ゴミを捨てるにしても、ゴミ箱まで10歩歩く必要があるなら、それは「めんどくさい」です。その場で捨てることができる方が圧倒的に楽なわけです。「めんどくさい」という感情は大事にします。

今、業務改善をしているところでは、よくこんなに「めんどくさい」ことをやっていたなとも思うことがたくさん出てきました。より効率的なやり方を知らなかったことも多かったようですし、いっぱいいっぱいで改善にまで手が回っていませんでした。

改善を行うというのはそのことにも労力が必要になります。普段、時間に追われて仕事をしているようだといつまでも改善はできません。

時間に追われている状態の場合は、一時的にでも、人を増やすなどすべきだと思います。

あとがき

僕はたすくまというアプリで時間管理をしていますが、時間管理をしているのはプライベートの時間だけです。普段から、時間管理をやっているからこそ、仕事にもこの考えが活かせているのだと思います。

にしても、僕は、業務改善が大好きなんですね。楽になったなという感覚が何よりも楽しくて考えるのも好きですね。今回のは久々仕事していて楽しいと思えるものですw

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僕が業務改善隊として出張にまで出されるようになったのも佐々木正悟さんとの出会いがきっかけと言っても過言ではありません。

そんな佐々木さんの新刊がつい先日、Kindle化されました。僕もダウンロードして読んでいます。おすすめです。

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