薬局では年に数回、棚卸しという作業があります。お薬の錠数や量を全部数え直す作業で薬局にとってはちょっとしたイベントになります。
僕はこの棚卸しを指揮するのが、得意です。閉店後、行うことが多いのですが、閉店後にかかる時間は、自分が薬局長の店舗の場合、他の半分ぐらいの時間で終わらせることができます。
その秘訣を考えてみたら、PDCAにつながっていきました。
棚卸しについて
薬局における棚卸しの業務の概要としてはこんな感じです。
- 頻度…会社によって異なる。念に１〜２回や毎月もある
- 内容…ある日時点でのお薬の錠数や量を全て数える
- 準備…数が、動かない薬などは事前に数えておくこともある
- タイミング…すべて数えるので、閉店している時間帯にやることが多い
ポイントは、できるだけ、事前に準備段階で終わらしておく量を増やして、当日の仕事量を減らすことです。
計画をたてる
まずは、計画を立てます。僕はEXCELベースで立てて、紙に印刷して配布しています。後から追記などを行いやすいからです。
大体、3週間前ぐらいから、やることを明記していきます。
計画書をたてるメリットは3つあります。
情報共有
一点目は、自分だけではなく、周りのスタッフにも理解してもらうためです。情報共有という意味合いで行います。
棚卸し当日は、全員で一斉にやりますが、準備の段階ではどうしても特定の人だけが動くことが多くなります。
その場合、周りから見て何をしているかわからなかったり、その人がいなくなった時に、できなくなる恐れがあります。
あとは、当日に自分たちがどういう風に作業をするのかを少しでも頭にイメージできるように作成します。
改善点・感想を書く
二点目は、実行しながら思ったことを書くためです。
「ここはこうしたほうが良かった」という感想は、終わったあとよりも、実行している最中の方が浮かびやすいものです。
思ったことを、やっている業務にすぐ記録することができるようにするためにも、計画書を作成しています。
実行しながらも、計画書にメモをとります。
例えば、この棚を見るのには、何分ぐらいかかった、違う棚を見るのには何分ぐらいかかったという記録をとっていきます。
律速段階になる場所はどこか、次やる時はどうやったら楽になるかなど、思ったことを記入していきます。
棚卸しの作業中はメモも軽く行う程度です。ただ、このほんの数分のメモが、次回やる時の大きな時間短縮につながります。
次回、行うときにはこうした方がいいかもという、申し送りを最後に付け足します。
数ヶ月に一回、半年に一回だと、前回思ったことは、まず忘れています。僕も前回やって思ったことをすっかり忘れてしましたが、この最後に記載した申し送りを見て、今回行うときも、業務の改善ができました。
記録は引き継ぎにもなる
三点目に、こうやって計画実行書を作成していくことで、引き継ぎをする時も便利です。次の薬局長はこれまでの経験をもとに予定を立てればいいわけです。
そこで、実行した内容で改善点が見つかればさらに改善していく…そうやって誰がやっても無駄な時間をかけることなく、行うことができるようになります。
繰り返し作業に記録は大きな威力を発揮する
繰り返し行う作業は、記録というものが大きな力を発揮します。特に間が空く業務は、記憶を頼りに行うことは得策ではありません。
こんなことは、多くの社会人にとっては当たり前のことかもしれません。ただ、薬剤師でこういう風に記録をとっている人というのは、これまでいませんでした。
もしかしたら、会社でのチェックリストや作業手順書などがあるかもしれません。そういう物がある場合も、『自分たち』固有に改善していくことで、業務をやりやすくする可能性もあります。
PDCAは計画を書くところから
ここまで書いてきた内容を見てみると、PDCAサイクルがまわっていることがわかります。
PDCAサイクルとは、Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Act（改善）です。
「PDCAが大事！」というのはわかりながらも、僕は業務になかなか活かせませんでした。
今回、棚卸しをしていて、PDCAサイクルを回しているという感触を得ることができました。
ポイントは『P』と『C』です。
『P』の計画を、頭の中ではなく、きちんと書き出します。計画書として作成をします。ここで手抜きをしないことが大切です。
計画書を見ながら実行し、気になったことや「こうしたほうが良かった」点、実際にかかった時間などをメモを取ります。このメモが『C』になります。
計画書を作り（P)、実行しながら（D)、メモを取り（C)、最後に次の改善点を次回の実行時の申し送り（A)として、書き出しているわけです。
その計画実行書をもとに、次回の計画書が作ることができます。
こうして、PDCAサイクルが周り、業務の負担を減らすことができます。
あとがき
計画（タスクを作成）して、メモを書く、時間を書く…ここらへんは全てタスクシュート、たすくまから学んだことです。
タスクシュートは自然とPDCAができる設計なんで
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